Oferty i umowy gotowe w minutę, bez ręcznego przepisywania

Twój handlowiec składa ofertę na miejscu, u klienta

Rozmowa z klientem kończy się ustaleniem zakresu. Zamiast wracać do biura, otwierać Worda, szukać ostatniej wersji szablonu i przeklejać dane z notatek — handlowiec wpisuje kilka parametrów w formularz i w ciągu minuty dostaje gotowy dokument do wysłania. Z właściwą nazwą firmy, właściwymi cenami, właściwym terminem ważności.

To nie jest kwestia wygody. To różnica między ofertą wysłaną jeszcze tego samego dnia a ofertą, która ląduje u klienta dwa dni później — kiedy konkurent już odpowiedział.

System pobiera dane z formularza albo bezpośrednio z CRM, wypełnia odpowiednie pola w szablonie i generuje plik. PDF, Word — zależnie od potrzeby. Handlowiec nie musi dotykać dokumentu ręcznie. Nie może wpisać złej stawki VAT, bo po prostu nie ma gdzie.

Umowy przestają wracać z błędami

Ręczne przepisywanie danych z zamówienia do umowy to praca, której nikt nie lubi i wszyscy robią niedokładnie. Przestawione cyfry w numerze NIP. Zła data obowiązywania. Nazwa firmy z poprzedniego dokumentu, którą ktoś zapomniał zmienić. Takie rzeczy zdarzają się regularnie — i każda kosztuje: czas na poprawkę, maila do klienta z przeprosinami, czasem coś poważniejszego.

Asembler pracuje z jednym źródłem danych. Jeśli w systemie jest poprawny NIP, w umowie też będzie poprawny NIP. Zawsze.

Jeden stały, niewdzięczny punkt tego rozwiązania: szablony dokumentów muszą być utrzymywane. Kiedy zmieniają się warunki współpracy, ktoś musi zaktualizować wzór — inaczej system będzie generował poprawne dane w przestarzałym dokumencie. To nie jest duże zadanie, ale trzeba o nim pamiętać.

Gdzie przynosi największy efekt

Najlepiej działa tam, gdzie dokumenty są podobne w strukturze, ale różnią się detalami — cenami, zakresem, terminem, danymi klienta. Jeśli Twój zespół regularnie produkuje którykolwiek z poniższych typów dokumentów, asembler od razu zdejmuje z niego powtarzalną robotę.

• Oferty handlowe z konfigurowalnymi pozycjami i cennikiem
• Umowy serwisowe i zlecenia z różnymi wariantami zakresu
• Zamówienia i potwierdzenia dla stałych dostawców
• Wyceny projektowe generowane z briefu lub arkusza
• Protokoły odbioru i dokumenty przekazania sprzętu

Co realnie się zmienia po wdrożeniu

Firmy, które wcześniej spędzały kilka godzin tygodniowo na składaniu ofert, schodzą do kilkunastu minut. Jedna osoba obsługuje tyle dokumentów, co wcześniej trzyosobowy zespół — bez nadgodzin i bez kolejki zgłoszeń do biura. Klient dostaje ofertę szybciej. Dokumentacja jest spójna i gotowa do archiwizacji bez żadnej dodatkowej pracy.

Wdrożenie nie dzieje się samo. Potrzeba tygodnia, może dwóch — na przygotowanie szablonów i ustalenie, skąd asembler ma pobierać dane. Potem system pracuje samodzielnie i przestaje wymagać uwagi.